Các Công Việc Của Một Văn Thư Lưu Trữ Là Gì?

Khi nhắc đến văn thư lưu trữ chắc hẳn mọi người nghĩ công việc này đơn thuần chỉ làm những việc sắp xếp, quản lý các hồ sơ, giấy tờ. Nhưng trên thực tế, công việc này không hề đơn giản như vậy. Bài viết dưới sẽ chia sẻ cho quý bạn đọc cụ thể các công việc của một văn thư lưu trữ là làm gì?

I. Các Công Việc Của Một Văn Thư Lưu Trữ?

Là một văn thư lưu trữ, bạn sẽ làm các công việc về thu thập, xử lý, nhận định giá trị, bảo quản, sắp xếp và sử dụng hiệu quả các tài liệu, hồ sơ hình thành trong quá hoạt động của các cơ quan, doanh nghiệp, tổ chức. Cụ thể từng công việc như sau:

# Soạn thảo và ban hành văn bản

Đây là một trong những công việc cơ bản mà người làm công tác văn thư cần phải nắm rõ. Cụ thể, họ phải soạn thảo văn bản, duyệt dự thảo văn bản, điều chỉnh và bổ sung những dự thảo đã duyệt. Ngoài ra, họ còn phải thực hiện công tác kiểm tra lại văn bản trước khi ký và ban hành văn bản.

# Quản lý văn bản

Quản lý văn bản hay có thể gọi là quản lý và  lưu trữ hồ sơ giấy tờ. Người làm công tác văn thư có trách nhiệm quản lý, lưu trữ tài liệu theo quy định chung. Cụ thể công việc khi quản lý văn bản:

• Tiếp nhận và giải quyết các văn bản, giấy tờ, hồ sơ chuyển đến và chuyển đi;
• Kiểm tra lại kỹ thuật và thể thức trình bày văn bản;
• Vào sổ, đóng dấu, ghi sổ, lưu trữ công văn đến, đi hay lưu hành nội bộ;
• Làm các công việc đánh máy, in ấn, sao lưu văn bản theo yêu cầu của ban lãnh đạo công ty;
• Theo dõi việc xử lý công văn của các đơn vị trực thuộc đến khi hoàn tất, có báo cáo.

# Quản lý và sử dụng con dấu

Người làm công tác văn thư có trách nhiệm quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan, doanh nghiệp theo đúng quy định pháp luật.

 # Quản lý tài sản, thiết bị của cơ quan

• Theo dõi những thiết bị, tài sản trong văn phòng và lên kế hoạch bảo trì theo kỳ, quý;
• Thống kê những văn phòng phẩm cần thiết và lên kế hoạch mua sắm hàng tháng cho cơ quan.

# Nhiệm vụ lễ tân

Ngoài những công việc chính ở trên thì đôi khi một văn thư lưu trữ còn phải kiêm luôn cả nhiệm vụ làm lễ tân:

• Đón tiếp đối tác, khách hàng đến công ty;
• Tiếp nhận, xử lý các cuộc gọi đến từ đối tác, khách hàng của cơ quan;
• Tổ chức các cuộc họp, hội thảo nội bộ cơ quan, hay cơ quan với đối tác, khách hàng.

II. Đối Tượng Học Văn Thư Lưu Trữ?

Ngành học văn thư lưu trữ phù hợp cho nhiều đối tượng:

• Là công dân đủ 18 tuổi trở lên;
• Những cán bộ/viên chức đang công tác ở vị trí văn thư lưu trữ muốn bổ sung kiến thức cũng như có chứng chỉ để đáp ứng yêu cầu của cơ quan;
• Những cá nhân mong muốn làm việc trong lĩnh vực văn thư lưu trữ;
• Tất cả các đối tượng có nhu cầu học văn thư lưu trữ.

III. Học Chứng Chỉ Văn Thư Lưu Trữ Ở Đâu?

Ngày nay, do nhu cầu học chứng chỉ văn thư lưu trữ ngày càng tăng dẫn đến số lượng đơn vị đào tạo cũng xuất hiện nhiều hơn. Nhưng để lựa chọn được một nơi uy tín học tập thì khá khó khăn đối với các học viên. Do số lượng trung tâm hay đơn vị đào tạo, cấp chứng chỉ giả mạo hoặc không hợp lệ cũng chiếm khá nhiều.

Trường trung cấp Quốc Tế Sài Gòn là trường trung cấp chính quy và là một trong những đơn vị uy tín có đào tạo chứng chỉ văn thư lưu trữ. Và hơn nữa, nhằm hỗ trợ học viên xác thực chứng chỉ được cấp có hợp lệ không, trường cũng thiết kế thêm hệ thống tra cứu, kiểm tra văn bằng chứng chỉ. Do đó, học viên hoàn toàn an tâm khi tham gia học khóa học văn thư lưu trữ tại QTSG

IV. Học Văn Chứng Chỉ Thư Lưu Trữ Tại QTSG

Trường trung cấp Quốc Tế Sài Gòn tự hào là một trong những đơn vị đào đào và cấp chứng chỉ văn thư lưu trữ có uy tín hiện nay. Trường có 02 hình thức đào tạo: Học trực tiếp tại trường và học online từ xa.

1. Hình Thức Đào Tạo Và Học Phí

Như đã đề cập, trường trung cấp Quốc Tế Sài Gòn có 02 hình thức đào tạo: Học trực tiếp tại trường và học online từ xa.

# Hình thức học trực tiếp tại trường

• Địa điểm học: 41 An Nhơn, phường 17, quận Gò Vấp, TP HCM
• Thời gian học: Tối thứ 7 và ngày chủ nhật hàng tuần
• Học phí: 2.000.0000đ/ Học viên (Đã bao gồm tiền tài liệu và chứng chỉ sau khi kết thúc khóa học)

# Hình thức học online từ xa

• Địa điểm học: Học tại nhà hoặc bất cứ nơi nào, học viên được chủ động lựa chọn.
• Thời gian học: Thời gian học tập linh động, học viên tự sắp xếp phù hợp với lịch cá nhân.
• Học phí: 1.500.000đ/ Học viên (Đã gồm tiền tài liệu và chứng chỉ sau kết thúc khóa học)

2. Hồ Sơ Đăng Ký Học

• Phiếu đăng ký học (Đăng ký trực tiếp hoặc nhận trực tiếp tại văn phòng tuyển sinh).
• 02 Hình 3×4 (ghi rõ thông tin tên và ngày tháng năm sinh).
• 02 Bản photo chứng minh nhân dân/căn cước công dân (có công chứng).
• 02 Bản photo bằng tốt nghiệp TC, CĐ, ĐH hoặc THPT.

3. Liên Hệ Đăng Ký 

Trường Trung Cấp Quốc Tế Sài Gòn

• Hotline: 0286.686.6226 – 0888.013.000
• Zalo: 0888.013.000 ( Tuyển Sinh)
• Email: tuyensinh.qtsg@gmail.com
• Website: qtsg.edu.vn

Địa Chỉ Trường Trung Cấp Quốc Tế Sài Gòn

Trụ sở chính:

Số 41 An Nhơn, Phường 17, Quận Gò Vấp, TP.Hồ Chí Minh

Phân hiệu An Giang:

Số 285 Hàm Nghi, Phường Bình Khánh, Tp. Long Xuyên, Tỉnh An Giang

Hỗ trợ tư vấn 24/7. Nộp hồ sơ tất cả các ngày trong tuần, thứ 7, chủ nhật.

Trân trọng,